Bestaande Woning Bouw






Sleutelbeheer(sing) of sleutel(beren)?

6 september, 2012 | door Wim van den Bergh

Wie heeft er nog nooit een sleutel verloren? Niemand denk ik. En zolang het van je eigen huis, auto of fiets is en er geen adreslabel aanhangt, valt de schade te overzien. Je vervangt de sleutel of plaatst eenvoudigweg nieuwe sloten.

Maar dat verandert op het moment dat het een zakelijk gebeuren betreft. Bijvoorbeeld het verlies van een sleutel van de winkel, het kantoor, fabrieksgebouw, zorgcomplex of woonvormen met collectieve toegangen en gebruiksruimtes. Bij deze zakelijke voorbeelden speelt er vaak nog iets extra‚Äôs. Het zijn veelal complexe sleutelsluitsystemen inclusief beveilingscertificaten, geharde dure cilinders en niet te kopi√ęren sleutels bij ‚ÄúMister Minit‚ÄĚ. Het verlies van een sleutel uit zo‚Äôn sluitsysteem leidt in de praktijk (afhankelijk van de omvang van het systeem) meestal tot hoge vervangingskosten. Gemakshalve heb ik het dan nog niet over de registratie van het systeem inclusief de looptijden van de certificaten, alsmede de uitgifte en inname van de nieuwe sleutels t.b.v. klanten of dienstverleners die er tijdelijk een verkrijgen.

De laatste paar jaar is daar langzaam maar zeker nog een extra risico bijgekomen die om doordachte afwegingen vragen en vanwege de implicaties niet op operationeel niveau thuishoren.

Er komt namelijk een extra grote druk op het toegankelijkheidsaspect voor alle mogelijke dienstverleners. Dit vanwege toenemende extramuralisering van de zorg (de komende jaren nog wat sneller vanwege de veranderende wet en regelgeving) en de kwantitatieve toename van ouderen die langer leven en meer aanspraak zullen maken op thuiszorg en andere externe dienstverleners. We zien dan ook een woud aan oplossingen bij die groep van dienstverleners om bij een klant binnen te kunnen komen. Dat varieert van een aan de buitenzijde van de deur gemonteerde sleutelkluisje, nieuwe sleutelsystemen maar ook een verzameling van sleutelbossen in de auto van de dienstverlener. Persoonlijk ken ik situaties waarbij er dienstverleners zijn, die met meer dan 1.000 sleutels van klanten in hun auto rijden. Al deze situaties leiden tot vele concrete ‚Äúsleutelberen‚ÄĚ op de weg. De risico‚Äôs nemen onverantwoord toe en de beheersbaarheid is ver te zoeken.

Een Slim Slot.

Een van de laatste ontwikkelingen die wel een goed antwoord geeft op beide aspecten is de toepassing van een online toegangsbeheersysteem waarvan het elektronisch slot een onderdeel is. Een Slim Slot. Door aan de voorkant een hogere investering te doen in de hardware en de infrastructuur die daarbij hoort, leg je de basis voor een aanzienlijk lagere exploitatielast en reduceer je tegelijkertijd het risico van sleutelverlies en het onbevoegd binnenkomen praktisch tot nul. Bij verlies van een elektronische sleutel kan namelijk realtime online de elektronisch sleutel uit het systeem gewist worden. Een nieuwe sleutel kan tegelijkertijd worden toegevoegd en de beveiliging is weer hersteld. Ook is er een mogelijkheid om systemen te koppelen aan meldkamers die bij calamiteiten (bijvoorbeeld ambulance) de deur op afstand kunnen openen. In de ultieme situatie is het zelfs zo dat de klant zelf een elektronische sleutel toevoegt. Als namelijk ook de voordeur van de klant is voorzien van een Slim Slot kan hij gemakkelijk een blanco elektronische sleutel (tag) kopen op het web of in de winkel. Via zijn eigen inlogcode meldt hij die zelf aan voor de deuren waar hij gebruik van mag maken. Op die manier is de totale handling ‚Äėvan sleutels bijbestellen via de organisatie‚Äô overbodig geworden. De organisatie heeft haar werk immers aan de voorkant verricht voordat het systeem operationeel werd. Het is namelijk bekend welk pand bij welk object hoort en welke rechten er aan de klant hangen. Afhankelijk van de omvang van het sluitsysteem is er een behoorlijke besparing te realiseren in kosten. Maar nog vele malen belangrijker: er zijn veel minder risico‚Äôs ten aanzien van het onbevoegd binnenkomen bij het verlies van de elektronische sleutel. Woningen die met deze Slimme Sloten zijn uitgerust, krijgen tegelijk een basisinfrastructuur mee die erop is voorbereid dat er allerhande diensten over de zelfde structuur kunnen worden geleverd. Deze diensten vari√ęren van sociale alarmering, zorgalarmering maar ook brand- en inbraakdetectie e.d.

Een praktijkvoorbeeld van certificaatsleutelsystemen.

In dit praktijkvoorbeeld houden we de gemiddelde looptijd van tien jaar voor certificaten aan. Uitgaande van een complex van 120 appartementen met twee hoofdtoegangsdeuren en zes sub toegangen (bergingen) plus een tweetal collectieve ruimtes voor scootmobielen en fietsen en vijf technische ruimtes. In de huidige situatie is er sprake van een investering van plusminus ‚ā¨ 16.000.= voor de sloten en cilinders van de collectieve deuren. Dat is inclusief de 400 benodigde certificaatsleutels. In de nieuwe elektronische situatie kost dat ‚ā¨ 45.000,=.

De huidige praktijk laat zien dat er op jaarbasis zo‚Äôn 60 sleutels worden vervangen/bijgemaakt op dit aantal woningen/sleutels. De gehele handeling van het bijbestellen van √©√©n gecertificeerde sleutel (15 stappen in het proces) kost inclusief de interne kosten zo‚Äôn ‚ā¨ 88,=. In tien jaar kost dit dus zo‚Äôn ‚ā¨ 52.800,=. Bij het online toegangscontrolesysteem kost het vervangen of uitbreiden van die 60 tags in tien jaar ongeveer ‚ā¨ 2.400,=. Daarbij koopt de klant de tag en kan deze tevens voor andere doeleinden gebruiken. Als we alle cijfers van de investering en exploitatiekosten bij elkaar tellen over tien jaar dan bespaar je met de invoering van een online toegangscontrolesysteem ruim 33% op de huidige traditionele oplossing met certificaatcilinders en sleutels. Voor onze corporatie is daar (65 sleutelcertificaten, 160 objecten die betrekking hebben op een kleine 6000 meergezinswoningen) een besparing te realiseren van ongeveer ‚ā¨ 1.100.000,= in tien jaar. De besparing voor dienstverleners waarvoor toegang benodigd is tot onze woningen is hierin buiten beschouwing gelaten.

Wat kun je hieruit concluderen?

Stel, je stapt nu over van de traditionele mechanische gecertificeerde sleutelsystemen naar een online toegangsbeheer met als basis een infrastructuur die in de toekomst tevens een verdere uitbreiding op digitale dienstverlening mogelijk maakt. Dan zijn intelligente elektronische systemen (rekening houdend met de exploitatie) nu al goedkoper dan de traditionele. De beveiliging van deze nieuwe systemen is echter vele malen hoger dan van de traditionele mechanische sleutelsystemen. Een van de meest in het oog springende voordelen tijdens de exploitatieperiode is dat je online de toegankelijkheid kunt regelen. Tweede aspect is dat je nog maar √©√©n soort sleutel (tag) op voorraad hoeft te hebben voor al je objecten. Dit zijn in aanvang allemaal blanco sleutels (tags). Die activeer je pas op het moment dat je er een nodig hebt. Sleutels kunnen dus ook met klanten meeverhuizen. Derde pluspunt is dat je ook een beheersbare, gecontroleerde en geborgde toegankelijkheid voor alle dienstverleners gemakkelijk kunt regelen. And last but not least, het toenemende risico op onbevoegd gebruik kunnen maken van niet teruggebrachte of verloren sleutels, is praktisch uitgesloten. Deze sleutels kunnen online door de beheerder onbruikbaar worden gemaakt. Buiten het feit dat er een substanti√ęle besparing in de exploitatie van zo‚Äôn 30% op het sleutelbeheer is te halen, worden nog belangrijkere stappen gezet. Je speelt namelijk in op de toenemende vraag naar flexibeler geconditioneerde toegankelijkheid voor zowel mantelzorgers en andere professionele dienstverleners, maar zeker ook op een betaalbare, geborgde en veilige sleutelbeheersing. Je sleutelbeer is verworden tot sleutelbeheer!

Print dit artikel Print dit artikel

Categorie: Beheer, Renovatie en onderhoud| Reacties uitgeschakeld voor Sleutelbeheer(sing) of sleutel(beren)?

Je kunt niet meer reageren!